مدیریت رویداد چیست؟

مدیریت رویداد، این عبارتی است که زیاد مورد استفاده قرار می‌گیرد. اما فراتر از معنای لفظی مدیریت رویدادها، دقیقاً چه چیزی را شامل می‌شود؟ و مهمتر از آن، چگونه می‌توان از آن در رویدادها استفاده کرد؟

هر نوع رویدادی مستلزم مجموعه‌ای از مهارت‌ها و دانش است که به شما کمک می‌کند هرج و مرج مراسم را کاهش دهید و رویدادهای روان و جذابی را برای شرکت کنندگان خود اجرا کنید.

موارد زیادی برای کنترل وجود دارد، به همین دلیل است که در این مقاله، ما قصد داریم مفاهیم کلیدی مدیریت رویداد را به شما معرفی کنیم و به شما نشان دهیم که چگونه می‌توان آن‌ها را مستقیماً در رویدادهای شما اعمال کرد.

مدیریت رویداد چیست؟

به زبان ساده، مدیریت رویداد، هماهنگی، برنامه ریزی، سازماندهی و اجرای یک رویداد است. این اصطلاح مدیریت پروژه را در هر جنبه‌ای از یک رویداد پوشش می‌دهد، که می‌تواند هر چیزی از پیدا کردن سخنرانان تا ارسال نظرسنجی‌های پس از رویداد باشد. علاوه بر این، مدیریت رویداد را می‌توان برای هر نوع رویداد در هر محیطی اعمال کرد.

اگرچه اغلب به صورت مترادف با اصطلاح «برنامه ریزی رویداد» استفاده می‌شود، اما مدیریت رویداد بیشتر عملی است و بیشتر به تدارکات و مدیریت کلی در آستانه و روز خود رویداد مربوط می‌شود.

مدیریت رویداد در مقابل برنامه ریزی رویداد

شما چه کاری انجام می دهید؟ در اولین ملاقات با افراد این یک سؤال متداول است. اگر پاسخ “مدیریت رویداد” باشد، شما به احتمال زیاد سوالات دیگری در مورد معنی آن را دریافت خواهید کرد.

ممکن است از شما سؤال شود که آیا شما یک برنامه ریز مهمانی هستید یا یک برنامه ریز جلسات.

در حرفه برنامه ‌ریزی رویداد، عناوین شغلی به همان اندازه‌ی خدمات ارائه شده متنوع و متعدد هستند و اغلب توصیف و تمایز دادن موارد دشوار است.

این عناوین می‌تواند هنگام تهیه یک رزومه برای افراد به دنبال کار یا کار با مشتریانی که درک صحیحی از عملکرد و مسئولیت‌های شغلی شما ندارند، چالش برانگیز باشد.

در حالی که این دو بسیار نزدیک به هم هستند، مدیریت و برنامه ریزی رویدادها دو کارکرد بسیار متفاوت دارند.

تفاوت اصلی در این دو کلمه این است: مدیریت و برنامه ریزی.به زبان ساده ، مدیران رویداد، رویداد را مدیریت می کنند و برنامه‌ریزان رویداد، برنامه ریزی رویداد را انجام می دهند.

گفته می شود، مدیران رویداد ممکن است جنبه هایی از رویدادها را نیز برنامه ریزی کنند و برنامه ریزان رویدادها می‌توانند مؤلفه های خاصی از فرآیند برنامه ریزی رویداد را مدیریت کنند.

مدیران رویداد و برنامه‌ریزان رویداد کنار هم کار می‌کنند و ممکن است مسئولیت‌های آنها همپوشانی داشته باشد.

حتی برای بیشتر گیج کردن امور، ممکن است برنامه ریزان رویدادهای شخصی اغلب خدمات مدیریت رویداد را هم انجام و مدیران رویداد خدمات برنامه ریزی رویداد را نیز ارائه دهند.

اگر همه این موارد شما را آزار داده است، اجازه دهید با نگاهی دقیق به مدیریت رویداد بپردازیم.

مدیریت رویداد شامل مدیریت پروژه می شود

ایجاد و توسعه رویدادهای بزرگ است که می تواند شامل کنفرانس‌ها، همایش‌ها ، کنسرت‌ها، نمایش‌های تجاری، جشنواره‌ها و مراسم وظایف یک مدیر رویداد را شامل باشد.

همچنین شامل شناسایی مخاطب هدف، تدوین مفهوم رویداد، برنامه ریزی تدارکات کلی رویداد و انجام مدیریت پروژه رویداد به عنوان یک اصل است.

علاوه بر این شامل مدیریت نفرات تیم های مسئول برای هر عملکرد، بودجه و نظارت بر اجرای این رویداد خواهد بود.

همچنین مدیران رویداد بر کلیه خدمات ارائه‌دهندگان و متخصصان رویداد نظارت می کنند، که شامل برنامه‌ریزان رویداد نیز می‌شود.

مسئولیت های خاص یک مدیر رویداد شامل موارد زیر باشد:

• انتخاب و رزرو مکان ها
• هماهنگی سرویس‌دهندگان خارج
• تعامل با سخنرانان یا سرگرمی
• ترتیب حمل و نقل و پارکینگ
• اخذ مجوزهای لازم و بیمه مناسب
• رعایت استانداردهای بهداشتی و ایمنی
• تدوین برنامه های اضطراری
• مدیریت بحران و وضعیت در این رویداد
• طراحی یک برنامه امنیتی
• نظارت بر این رویداد

این فهرست به هیچ وجه کامل نیست. بسته به دامنه رویداد و سایر متخصصان استخدام شده، مسئولیت شغلی ممکن است متفاوت باشد.

چرا مدیریت رویداد مهم است؟

مدیریت صحیح یک رویداد برای موفقیت آن ضروری است. به عبارت ساده، مهم نیست که مکان، بلندگوها یا سرگرمی شما چقدر خوب است، عدم رعایت صحیح عوامل اولیه، مانند بودجه و تدارکات، به این معنی است که خود را در معرض چالش‌های بالقوه پیش بینی نشده قرار داده اید.

بنابراین به این فکر کنید، هر چه زمان بیشتری را برای مدیریت رویداد سرمایه‌گذاری کنید، رویداد شما حرفه‌ای‌تر خواهد بود.

مدیریت رویدادهای مجازی

افزایش سریع رویدادهای آنلاین ما را به سرعت مجبور کرده است تا دانش خود را در زمینه مدیریت رویدادهای حضوری به کار بگیریم و آن را با دنیای مجازی تطبیق دهیم. وظایفی مانند یافتن محل برگزاری، ایجاد پروتکل‌های بهداشتی و ایمنی و پذیرایی با یافتن فناوری مناسب و ایجاد محتوای ارزشمند و جذب شرکت کنندگان جایگزین شده است.

به همین دلیل است که هنگام مدیریت یک رویداد مجازی، نه تنها باید تدارکات پشت آن را درک کنید، بلکه باید بر ایجاد محتوای جالب نیز تاکید بیشتری داشته باشید.

مهارت لازم برای موفقیت در مدیریت رویداد

مانند اکثر کارکردهای برنامه ریزی رویداد، مدیریت رویدادها برای موفقیت به مهارت های سازمانی بسیار خوبی نیاز دارد.

توانایی چند وظیفه‌ای و مهار بسیاری از قطعات متحرک ضروری است و در کنار آن سازمان درجه یک، نیاز به مهارتهای مدیریت زمان کارآمد دارد.

توانایی اولویت بندی و ماندن در وظیفه همان چیزی است که منجر به یک رویداد موفق می‌شود.مدیریت رویداد با فرایند ایجاد چشم انداز برای این رویداد و سپس دیدن آن از زمان اجرا، آغاز می‌شود که هم خلاقیت و هم انعطاف پذیری را می‌طلبد.

از آنجا که مدیریت پروژه یک عنصر اساسی است و شامل مدیریت نه تنها کارکردها بلکه تیم‌های افراد نیز می‌شود، مهارت‌های بین فردی نیز مهم هستند.

تعامل با افراد در تمام سطوح یک سازمان بخشی از کار است و داشتن مهارت های ارتباطی ستاره‌ای و راحت بودن و داشتن شخصیت، مسیری طولانی را در توسعه آن روابط می‌طلبد.

پنج مرحله مدیریت رویداد

اکنون که ما اصول اولیه را شناختیم، بیایید به پنج مرحله اساسی مدیریت رویداد بپردازیم. اینها را می‌توان برای هر رویدادی اعمال کرد و باید اطلاعات زیادی به شما بدهد که می‌تواند مستقیماً در رویدادهای شما، به هر شکل یا زمانی که باشد، اعمال شود.

مرحله ۱: یک هدف ایجاد کنید و تکالیف خود را انجام دهید

اولین مرحله از هر رویداد موفقیت‌آمیز این است که هدف خود را مشخص کنید و یک برنامه عملیاتی برای چگونگی تحقق آن ایجاد کنید. با شناسایی هدفی که می‌خواهید به آن برسید شروع کنید، روی یک هدف تمرکز کنید و واقعاً دنبال آن بروید. در بسیاری از موارد، این امر بدیهی خواهد بود. به عنوان مثال، شاید بخواهید محصول جدیدی معرفی کنید یا شاید بخواهید مخاطب بیشتر جذب کنید.

هر تصمیمی که می‌گیرید، ورود به جزئیات ضروری است، زیرا این امر به شما دید واضح‌تری از رویداد می‌دهد و مدیریت آن را در بلندمدت آسان‌تر می‌کند. سپس، هنگامی که هدف خود را شناسایی کردید، زمان آن است که تحقیقات خود را شروع کنید.

آنچه را که می‌خواهید به دست آورید، خرد کنید و اقداماتی را ترسیم کنید که شما را به آنجا می‌رساند. این به اصلاح دامنه رویداد شما و شناسایی اقدامات مورد نیاز برای رسیدن به هدف شما کمک می‌کند.

برنامه عملیاتی

هرچه تحقیقات بیشتری انجام دهید، رویداد دقیق‌تر و کامل‌تر خواهد بود. و علاوه بر این، شما درک بیشتری از امکان‌پذیر بودن رویداد خواهید داشت، به خصوص از نظر بودجه و اینکه چگونه با هدف شما مطابقت دارد.

مرحله ۲: موضوع خود را انتخاب کنید و رویداد را مشخص کنید

اکنون که تحقیقات خود را انجام داده اید، زمان آن رسیده است که از یافته‌های اولیه خود برای ایجاد یک برنامه اقدام مشخص برای رویداد خود استفاده کنید. مهمتر از همه، این به شما امکان طراحی پایه و اساس رویداد را می‌دهد، بنابراین تمام جزئیات را بررسی کنید، هر چند ممکن است کوچک باشد.

برای به دست آوردن سرنخ، در اینجا لیستی از سؤالات را آماده کرده‌ایم که می‌تواند به شما در حل این جزئیات کمک کند:

• موضوع رویداد چیست؟
• مخاطب هدف کیست؟
• این رویداد کجا و چه زمانی برگزار می‌شود؟
• فرمتش چیه
• مدت زمان رویداد چقدر است؟
• چند شرکت کننده را می‌توانم انتظار داشته باشم؟
• چه کسی در این مراسم سخنرانی خواهد کرد؟
• آیا من فعالیت یا سرگرمی ارائه می‌دهم؟
• چگونه می‌توانم شرکت کنندگان را درگیر نگه دارم؟
• آیا هزینه بلیط دریافت خواهید کرد؟
• آیا نیاز به حامیان مالی دارید؟
• به چه فناوری رویدادی نیاز دارم؟

در اینجا نیاز است فکر کنید و سؤالات زیادی وجود دارد که باید به آن‌ها پرداخته شود. آنچه حیاتی است این است که شما خود را در یک ذهنیت متفکر قرار دهید که به موجب آن تمام جزئیات و احتمالات ممکن را در مورد رویداد متصور شوید. انجام این کار به شما امکان می‌دهد هر گونه مشکلی را که می‌تواند در مراحل اولیه ایجاد شود شناسایی کنید.

مرحله ۳: جزئیات را بررسی کنید

در حال حاضر ایده خوبی از اینکه رویداد چگونه باید باشد دارید، به این معنی که زمان آن رسیده که این رویداد را به واقعیت تبدیل کنید. این مرحله بسیار وقت گیر است و شامل لیستی طولانی از اقدامات رویدادی که در حال اجرا آن هستید، است (به لیست زیر مراجعه کنید).

• یافتن مکان‌ها (یا پلتفرم‌های رویداد آنلاین)، فروشندگان، سخنرانان، حامیان مالی و غیره.
• ساخت یک وب سایت رویداد و راه اندازی ارتباطات قبل از رویداد
• بازاریابی رویداد و توسعه
• ردیابی  RSVPها و شماره‌های ثبت رویداد
• ارتباطات شرکت کنندگان
• تدارکات رویداد در روز
• طراحی و نهایی کردن اسناد رویدادهای مهم مانند دقیقه به دقیقه
• طراحی فرآیند ورود به رویداد و ایجاد علائم
• ارتباطات پس از رویداد

مرحله ۴: برگزاری رویداد

بعد از تمام کارهایی که انجام دادید حالا روز رویدادد فرا رسیده است. شما تقریباً آنجا هستید. اکنون زمان برگزاری رویدادی است که شرکت کنندگان شما را درگیر و هیجان زده کند. در اینجا برخی از اقداماتی است که باید انجام دهید تا از آخرین مانع عبور کنید و اطمینان حاصل کنید که یک رویداد آرام و موفق را اجرا می‌کنید نوشته ایم:

• اطمینان از اینکه همه چیز تنظیم شده است
• ثبت نام
• ارتباط مهمان
• مدیریت مشکلات غیر منتظره و شرایط اضطراری
• پشتیبانی سخنران و مهمان
• شبکه‌های اجتماعی و تعامل با مخاطب
• تحویل-رویدادها

مرحله ۵: وظایف پس از رویداد

رویداد به پایان رسیده است. اما در اینجا متوقف نمی‌شود. در حال حاضر باید ایده خوبی از نحوه برگزاری رویداد داشته باشید و زمان آن رسیده است که بازخوردها را جمع آوری کنید. شرکت کنندگان را دنبال کنید و برای آینده برنامه ریزی کنید.

اولین اقدام، که ۱۲ تا ۴۸ ساعت پس از رویداد انجام می‌شود، ارسال یک ایمیل تشکر همراه با نظرسنجی پس از رویداد برای شرکت کنندگان است. این به شرکت کنندگان زمان زیادی می‌دهد تا نحوه برگزاری رویداد را هضم کنند و بینش زیادی در مورد چگونگی بهبود در اختیار شما قرار می‌دهد.

سپس با تمام بازخوردهای ارزشمندی که جمع‌آوری کرده‌اید، تیم را برای یک گزارش جمع‌آوری کنید. این جلسات و گفتگوها برای به اشتراک گذاشتن برداشت‌های شخصی و شناسایی کارهایی که می‌توان برای حرکت رو به جلو انجام داد بسیار مفید است.

نقش خدمات مدیریت رویداد

شرکت های مدیریت و برگزاری رویداد، برای برنامه ریزی و اجرای رویدادهای شرکت‌های بزرگ و نیز رویدادهای خاص به کار گرفته می شوند.

در حالی که عروسی ها و کنسرت ها اتفاقات متداولی برای یک حرفه ای است، رویدادهای ورزشی، میهمانی‌ها و مجالس بزرگ نیز مواردی هستند که می‌توانند از مدیریت رویدادها بهره مند شوند.

نهادهای دولتی، غیرانتفاعی، انجمن ها و شرکت ها همه از شرکت های مدیریت رویدادها برای هماهنگی رویدادها و جلسات مهم استفاده می کنند.

عملکرد آن اغلب می تواند در یک بازاریابی شرکتی یا بخش روابط عمومی یا به عنوان بخشی از کارکنان رویدادهای خاص آنها پیدا شود.

سخن پایانی

سازماندهی رویدادها یک چالش بزرگ است، اما فعالیتی است که می‌تواند مزایای زیادی به همراه داشته باشد. و به همین دلیل است که مدیریت رویداد بسیار مهم است، به کاهش خطرات کمک می‌کند و به شما امکان می‌دهد روی چیزهایی که بیشترین اهمیت را دارند تمرکز کنید. بنابراین هرچه زمان بیشتری برای مدیریت رویداد سرمایه‌گذاری کنید، رویداد شما حرفه‌ای‌تر خواهد بود.