مستند سازی گردش کار بازاریابی محتوایی

هر کسب و کاری باید استراتژی بازاریابی محتوایی مستند خود را داشته باشد. تاکتیک های خود را بداند. کارکرد آن را ببیند. بازاریابی محتوا برای کسب و کار بسیار مفید است.

اما پس از انجام بازاریابی محتوایی نباید بنشینید، استراحت کنید و ببینید محتوای استراتژیک شما چه زمانی در رتبه اول جستجوها قرار می گیرد؟

زمان آن رسیده است که در مورد نحوه کار بازاریابی محتوایی استراتژیک تر عمل کنید. همانطور که در واقع، دیگر کارها را انجام دهید.

سالهاست که متخصصان به بازاریابان محتوا این پیام را می دهند که برای موفقیت بیشتر باید از استراتژی بازاریابی محتوا بصورت مستند برخوردار باشند.

تحقیقات نشان می دهد که 60 درصد از موفق ترین بازاریابان B2B دارای استراتژی بازاریابی محتوای مستند هستند. تنها 21 درصد از نا موفقان بازاریابی محتوایی دارای یک استراتژی هستند.

یک استراتژی بازاریابی محتوایی به بازاریابان در موثرتر کردن تلاش‌ها ، تاکتیک‌ها و کانال‌های بازاریابی محتوا کمک می کند و بودجه بازاریابی محتوای بیشتری برای CMO در نظر می‌گیرد.

اسناد گردش کار

مشابه اهمیت یک استراتژی بازاریابی محتوای مستند ، یک گردش کار مستند است. گردش کار بازاریابی محتوا ، ساختار فرایندهای را فراهم می کند و کارایی اجرا را افزایش می دهد.

با استفاده از گردش کار مستند ، تیم خود را با موارد زیر توانمند خواهید کرد:

• دید واضح از فرآیندهای مناسب برای تولید محتوا
• درک بهتر نحوه تأثیر وابستگی ها بر فرایندها
• کارایی بیشتر برای ارائه به موقع محتوا
• وضوح بیشتر در مورد زمان و نحوه پیشبرد کار
• ساختار بیشتر و سرعت تأییدیه و کار مجدد کمتر

به نوبه خود ، تمام این مستندات در وقت شما صرفه جویی می کند و می توانید آن زمان اضافه را بر خلاقیت و توسعه محتوای جذاب تر متمرکز کنید.

شروع مستند سازی بازاریابی محتوا

ابتدا تیم محتوای خود را گرد هم آورده و پنج مرحله زیر از گردش کار خود را در نظر بگیرید.

با هم ، روند توسعه محتوا را نمودار کنید – چگونه کار می کند یا باید کار کند یعنی آن را به تصویر بکشید.

نمودار را مرور کنید تا بخش هایی را که می توانید از نحوه انجام کار حذف کنید مشخص کنید. آن مناطق را ستاره گذاری کنید و در مورد آنچه می خواهید تغییر دهید یادداشت کنید.

سپس ، فردی را در تیم خود انتخاب کنید تا روند بدون حذفیات را ثبت کند. چه نوشتن مراحل در یک سند ورد ، ترسیم آن با دست ، یا نمودار نمودن آن به صورت فلوچارت با استفاده از نرم افزار ، نکته مهم این است که شما چیزی را ایجاد می کنید که هر زمان که تیم شما به آن نیاز داشته باشد قابل مشاهده و ارجاع باشد.

آماده سازی

مرحله 1: درخواست ها و ایده های استراتژیک

تیم شما تعداد زیادی درخواست برای محتوا دریافت می کند و همیشه ایده های جدیدی ارائه می دهد. اما همه این درخواست ها و ایده ها به کجا می رسد؟

برای انجام این کار به یک فرایند و برای جمع آوری آنها به یک مکان نیاز دارید. این تنها راهی است که پیگیری نمی‌کنید.

برای مستندسازی این جنبه از گردش کار خود:

• مشخص کنید چه کسانی باید در درخواست ها و ایده پردازی محتوا مشارکت داشته باشند. در نظر بگیرید که درخواست ها و ایده ها از کجا می آیند.
• اعضای کلیدی تیم خود ، و همچنین ذینفعان مربوطه و کارشناسان موضوعی در سایر بخش‌ها را در نظر بگیرید.
• یک مکان یا بانک داده مرکزی برای درخواست ها و ارسال ایده ها ایجاد کنید. الزام کنید که همه درخواست ها و ایده های محتوا به شیوه ای استاندارد در یک مکان ارسال شوند.
• می توانید یک نام مستعار ایمیل ایجاد کنید که به سرپرست تیم شما ارسال شود. بانک داده باید به عنوان مکانی باشد که در آن اولویت بندی می کنید و محتوا را برای تولید انتخاب کنید.
• توضیح دهید که چه کسی باید ایده ها را تأیید یا بررسی کند. اطمینان حاصل کنید که چه کسانی قبل از شروع کار باید موضوعاتی را تأیید کنند ، مانند تیم فروش ، کارشناسان داخلی موضوعات یا مدیران اجرایی.
• ترتیب کار را مشخص کنید. مواردی را که باید در مرحله ایده پردازی اتفاق بیفتد و به چه ترتیبی ترسیم کنید – ایده های طوفان فکری ، ایده های انتخابی ، ارائه ایده ها ، پر کردن خلاصه محتوا و غیره.

مرحله 2: اولویت بندی

گام بعدی این است که نحوه اولویت بندی و برنامه ریزی پروژه های محتوا (بزرگ یا کوچک) را دریابید. در صورت انجام صحیح ، این مرحله گردش کار اطمینان حاصل می شود که محتوای تولید شده شما با اهداف و ابتکارات استراتژیک شرکت شما مطابقت دارد.

برای ثبت این مرحله از گردش کار خود:

• اولویت بندی را انتخاب کنید. بهتر است یک نفر در اختیار بانک درخواست/ایده شما باشد و اولویت بندی را مدیریت کند. این می تواند یک مدیر بازاریابی محتوا ، ویرایشگر یا شخصی با مسئولیت های مشابه باشد.
• نحوه و چگونگی ارتباط اولویت ها با تیم/ذینفعان خود را مشخص کنید. پروژه های محتوا را بر اساس اولویت فهرست کرده و دید را برای همه اعضای تیم و ذینفعان فراهم کنید.
• کار را به تقویم سرمقاله خود اضافه کنید. در اسناد گردش کار خود ، مکانی را برای نحوه ، زمان ، و توسط چه کسی ، باید به تقویم سرمقاله خود اضافه کنید.

مرحله 3: تولید ایجاد

هنگامی که زمان ورود به تولید محتوا فرا رسیده است ، تیم شما باید بداند روند اجرا چگونه است. این مرحله به احتمال زیاد شامل قسمت های متحرک زیادی است.

برای مستندسازی این مرحله:

• نقاط عطف فرآیند محتوا را مشخص کنید. نقاط عطف تکه های بزرگ یا دستاوردهای حین اجرا مانند نوشتن ، تأییدیه ها و طراحی هستند.
• تقسیم نقاط عطف به کارهای کوچکتر . برای مرحله نگارش اجرا ، مواردی مانند طرح کلی ، پیش نویس و تأییدها را ترسیم کنید. توضیح دهید که چه زمانی محتوا باید به طراحی برسد و چه کسی طرح نهایی را تأیید می کند. اطمینان حاصل کنید که تجدید نظرها و همه دورهای تأیید را شامل می شود.
• لیست افرادی که در هر مرحله دخیل هستند را بنویسید. بسیاری از پروژه ها به بیش از یک منبع نیاز دارند. به طور کلی (نقش های شغلی) یا به طور خاص (نام تیم ها) افرادی را که باید در هر مرحله از فرآیند که به تازگی ثبت کرده اید ، دخیل کنید.

مرحله 4: انتشار و ارتقاء

اکنون زمان آن رسیده است که نحوه انتشار و اشتراک گذاری مطالب خود را ور وب ترسیم کنید (البته منظور من مخاطبان هدف شماست).

برای مستندسازی این مرحله:

• تمام کانال‌های توزیع مربوطه را مشخص کنید. رسانه های اجتماعی؟ تبلیغات پولی؟ تقابل رسانه ها؟ ایمیل مارکتینگ؟ همه گزینه هایی را که استفاده می کنید (یا ممکن است استفاده کنید) ترسیم کنید. اطمینان حاصل کنید که محتوای مناسب را با مناسب ترین کانال هماهنگ کرده اید.
• تعیین کنید که چه کسی مسئول توزیع محتوا است. ممکن است چندین تیم یا فروشنده داشته باشید که کانال های مختلف توزیع را اداره می کنند. از آن تیم ها برای شناسایی افراد یا افرادی که باید محتوای تأیید شده را برای توزیع دریافت کنند ، استفاده کنید. 

مرحله 5: سازماندهی و ذخیره سازی محتوا

بسته به گردش کار منحصر به فرد تیم شما ، این مرحله ممکن است قبل از مرحله انتشار و ارتقا باشد. اشکالی ندارد صرف نظر از مرحله ای که در آن قرار دارد ، داشتن یک گردش کار مستند و فرآیندهای سازماندهی و ذخیره سازی محتوا کمک بزرگی است زیرا به شما کمک می کند تا سازماندهی خود را حفظ کنید – به راحتی ردیابی محل اسناد و مراحل آن در چه مرحله ای از فرآیند است.

برای مستندسازی این مرحله ، به این سوالات پاسخ دهید:

• فایل‌های نهایی را در کجا ذخیره خواهید کرد؟ آیا از سیستم مدیریت دارایی دیجیتال استفاده می کنید؟ درایو مشترک؟ فضای ذخیره سازی مبتنی بر ابر؟ هر کدام را که انتخاب می کنید ، مطمئن شوید که یک مکان مرکزی واحد دارید. اسناد پراکنده به راحتی می توانند به یک آشفتگی بزرگ تبدیل شوند.
• چگونه فایل‌های خود را نامگذاری می کنید؟ چگونه همه خواهند دانست که کدام فایل واقعاً فایل نهایی است؟ قراردادهای نامگذاری را به عنوان بخشی از این فرایند ایجاد کنید تا همه چیز استاندارد شود.
• چگونه فایل های خود را سازماندهی می کنید؟ کدام فایل‌ها باید در کدام مکان‌ها به کدام پوشه ها بروند؟ چه کسی مسئول سازماندهی و ثبت پرونده های نهایی در سیستم ذخیره سازی شما است؟

مستندات بازاریابی محتوا را با همه افراد درگیر به اشتراک بگذارید

با ترسیم ، تصحیح و مستندسازی گردش کار ، آن را با همه و هر کس که ممکن است درگیر بازاریابی محتوایی باشد به اشتراک بگذارید تا آنها روندها را ببینند و بدانند چگونه با تیم شما بهتر کار کنند.

مستندسازی و به اشتراک گذاری گردش کار بازاریابی محتوایی در دراز مدت باعث صرفه جویی در ساعات قابل توجهی می شود . ساعتی که شما و تیم شما با جستجوی فایل ها هدر می دهید و اجازه می دهید محتوا گم شود زیرا عدم قطعیت در مورد مکان بعدی آن وجود دارد ، و ارسال فایل ها به عقب و جلو زیرا وجود دارد سوء تفاهم در مورد اینکه چه کسی مالک چه چیزی است و بازسازی محتوا به دلیل این که یک ذینفع مهم در زمان مناسب در تصویب نامه ها گنجانده نشده است.

یکی دیگر از مزایای این فرایند اسناد و مدارک این است که به شما این امکان را می دهد تا با گذشت زمان و تغییر اوضاع در سازمان خود ببینید که چگونه می توانید با چند تغییر یا تغییرات کارآمدتر عمل کنید.

این مستند سازی گردش کار بازاریابی محتوا را تجربه بهتری برای همه می کند.

منبع: Content Marketing