مفهوم مهندسی مجدد فرایندهای کسب و کار یا BPR یعنی اینکه فرایندهای کسب و کار کنونی را بازنگری و ساختارشکنی کنیم. این روش با استفاده از فرایندهایی کارآمدتر شرکت شما را قادر می‌سازد هزینه‌ها را کاهش و سوددهی را افزایش بدهید.
به‌خاطر داشته باشید که مهندسی مجدد فرایندهای کسب و کار اگرچه در مواردی کاملا ضروری است، در عین حال ممکن است مضراتی هم داشته باشد. بنابراین باید آگاهانه تصمیم بگیرید.
یکی از واضح‌ترین نکات منفی در مورد مهندسی مجدد شرکت این است که ممکن است روحیه‌ی کارکنان خراب شود. افراد زیادی هستند که از تغییر خوش‌شان نمی‌آید و نمی‌توانند به‌راحتی با آن کنار بیایند؛هنگام تصمیم‌گیری باید این نکته را در نظر داشته باشید.
مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار (BPR) چیست؟
مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار (BPR) یک روش مدیریتی است که در آن وظایف مرتبط مورد نیاز برای به دست آوردن یک نتیجه تجاری خاص به طور اساسی بازطراحی می شوند.
هدف اصلی BPR تجزیه و تحلیل جریان‌های کاری درون و بین عملکردهای تجاری به منظور بهینه‌سازی فرآیند کسب‌وکار انتها به انتها و حذف وظایفی است که عملکرد را بهبود نمی‌بخشد یا ارزشی برای مشتری فراهم نمی‌کند. استفاده از فناوری اطلاعات برای خودکارسازی و ادغام مراحل در فرآیند، در ابتکارات BPR نقش اساسی دارد.
7 اصل مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار
مایکل همر (Michael Hammer) و جیمز چمپی (James Champy) در اوایل دهه‌ی ۱۹۹۰ کتابی منتشر کردند به‌نام «مهندسی مجدد شرکت‌ها». در این کتاب آمده است که در برخی موارد، تغییرات و بازسازی کامل شرکت تنها راهی است که برای کاهش هزینه‌ها و افزایش کیفیت خدمات داریم. به همین علت فناوری اطلاعات یکی از عوامل تأثیرگذار در این مورد است.
همر و چمپی معتقد‌ند خیلی از شرکت‌های بزرگ فرضیاتی در مورد اهداف، کارکنان و تکنولوژی دارند که روی روند کار تأثیر می‌گذارند (که حالا بی‌ارزش شده). آنها هفت اصل را معرفی کردند که به مهندسی مجدد کمک می‌کند تا روند کار را تسریع کند و کیفیت، مدیریت زمان و هزینه‌ها را بهبود ببخشد.
همر و چمپی این هفت اصل را در کتاب خود معرفی کردند.
- کارها را بر اساس نتایج برنامه‌ریزی کنید نه بر اساس وظایف؛
- همه‌ی فرایندهای شرکت را پیدا کنید و آنها را بر اساس فوریتِ بازطراحی مرتب کنید؛
- کارهای فناوری اطلاعات را با کارهای واقعی که اطلاعات را تولید می‌کنند ترکیب کنید؛
- منابعی را که از شما دور هستند طوری مدیریت کنید که انگار در سازمان مرکزی قرار دارند؛
- به‌جای اینکه نتایج فعالیت‌های موازی را ترکیب کنید آنها را به‌هم متصل کنید؛
- مراحل تصمیم‌گیری را برای وقتی بگذارید که کار را انجام می‌دهید و سعی کنید این فرایند را کنترل کنید؛
- اطلاعات را یک‌دفعه و در منبع خود به‌دست بیاورید.
مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار به زبان ساده
اساسا برای اینکه تلاش شما در BPR موفقیت‌آمیز باشد، باید همه‌ی کارهایی را که برای رسیدن به هدف خود انجام می‌دهید، بررسی کنید. این کار به شما اجازه می‌دهد چند کار را با هم ترکیب کنید. به علاوه، فرایندهای موازی که به یک نتیجه منجر می‌شوند باید در درون فرایند با هم ترکیب شوند، نه اینکه در انتها نتایج آنها ترکیب شود. همچنین باید به همه‌ی منابع در دسترس نگاه کنیم و کارهای انجام‌شدنی را در منطقی‌ترین مکان ممکن قرار بدهیم.
برای اینکه این فرایند را کارآمدتر کنیم، باید به کسانی که این فرایندها را انجام می‌دهند قدرت تصمیم‌گیری بدهیم و سیستم‌های کنترل‌کننده‌ی غیرضروری را حذف کنیم. به‌جای اینکه مراحل اضافی‌ای داشته باشیم که اطلاعات مربوط به فرایندها را ثبت کند، یکی از منابع داخل فرایند باید همه‌ی داده‌های لازم را ارائه بدهد تا دقت کار بیشتر و قسمت‌های غیرضروری حذف شوند.
مراحل مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار چیست؟
شش مرحله کلیدی مهندسی مجدد فرآیندهای کسب و کار عبارتند از:
- تعریف فرآیندهای کسب و کار
- تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار
- شناسایی و تجزیه و تحلیل فرصت های بهبود.
- فرآیندهای حالت آینده را طراحی کنید.
- ایجاد تغییرات بخشی در آینده
- گسترش تغییرات بخشی در آینده
یک مثال معروف برای مهندسی مجدد فرایندهای کسب و کار
مایکل هامر (Michael Hammer) پیشنهاد یک تغییر اساسی را به شرکت فورد (Ford) ارائه داد: فاکتور‌های فروش را حذف کنید. در این فرایند جدید، دیگر لازم نبود که خریدار یک نسخه از فرم خرید را به بخش اداری بستانکار بفرستد. در عوض او می‌تواند سفارش خود را در پایگاه داده‌های آنلاین ثبت کند. وقتی که کالای موردنظر به فروشگاه رسید، فروشنده چک می‌کند که این فرم خرید در سیستم وجود دارد یا نه. در سیستم قدیمی فروشنده به این فرم دسترسی نداشت.
اگر کالا با فرم هم‌خوانی داشت، او کالا را قبول و آن را در سیستم شرکت ثبت می‌کند. اگر هم‌خوانی نداشت، کالا بازگردانده می‌شود. هامر گزارش داد که فورد سود زیادی از این تغییر به‌دست آورده است و تقریبا ۷۵ درصد نیروی کار در بخش حسابداری و امور مالی کاهش یافته‌اند.
